Das Must-have der Buchhaltung – Der Beleg

Es ist wohl unbestritten, dass der Beleg einer der wichtigsten Bestandteile einer ordnungsgemäßen Buchführung ordnungsgemäßen Buchführung ist. Daher ist es doch immer wieder erstaunlich, in welcher Form er manchmal vorgelegt wird. Mit Kaffeerändern eingereichte Rechnungen, zerknüllte Tankquittungen aus den Untiefen irgendwelcher Portemonnaies, von Kleintieren angebissene Kassenquittungen, oder aber am Schlimmsten ……“Habe den Beleg vergessen“. Es gibt wohl nichts, was nicht schon einmal vorkam. Dabei ist dieser Beleg wohl mit das Wichtigste einer Buchhaltung. Haben wir nicht schon in den frühen Anfängen gelernt :

 

Keine Buchung ohne Beleg !

 

Das Wort „Beleg“ ist lediglich der Oberbegriff für alle Rechnungen, Kassenbons, Quittungen und jegliche anderen Nachweise, die in der Regel eine geschäftliche Einnahme oder Ausgabe des Unternehmens dokumentieren und so finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Bestimmte Informationen sollten allerdings auf jedem Beleg vorhanden sein. Der Geschäftsvorfall (zum Beispiel bei Eingangs- oder Ausgangsrechnungen), das Datum des Geschäftsvorfalls,

die Mengen-oder Wertangaben (zum Beispiel bei Inventurlisten), der Betrag, um den es sich bei dem Geschäftsvorfall handelt. Die Belege werden meist in zwei Kategorien eingeteilt. Einmal die, die außerhalb des Unternehmens erstellt werden (externe Belege), wie zum Beispiel : Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Steuerbescheide usw. und die, die das Unternehmen selbst erstellt (interne Belege), wie zum Beispiel : Ausgangsrechnungen, Entnahmescheine, Lohn- und Gehaltslisten usw.

 

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Für beide Arten der Belege gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Aufbewahrung bedeutet hier nicht, man legt alles in einen Schuhkarton, macht den Deckel drauf und stellt ihn in den Keller, sondern es bedeutet, dass alle Belege dem zugehörigen Geschäftsvorfall entsprechend zugeordnet sind. Der Sinn dahinter ist, dass die Buchhaltung auch von einem fachkundigen Dritten relativ schnell nachvollziehbar sein soll. Kommt zum Beispiel der Betriebsprüfer vom Finanzamt und stellt bei seiner Prüfung fest, dass Buchungen ohne Belege durchgeführt wurden, ist es ihm erlaubt, die Aufwendungen nicht anzuerkennen.

 

Im allerschlimmsten Fall ist es sogar möglich, die komplette Buchhaltung zu verwerfen und den Gewinn des Unternehmens zu schätzen, was selten zum Vorteil des Unternehmens ist. Man kann also festhalten, dass der Beleg durchaus eine wichtige Funktion hat, da ohne ihn das gesamte System der ordnungsgemäßen Buchhaltung nicht funktionieren würde. Vielleicht rettet der Gedanke darüber ja den einen oder anderen Beleg vor seinem zukünftigen Schicksal… in Hosentaschen, Handschuhfächern, Papierkörben oder Schubladen.

Buchhaltung – der Weg zur Macht ?

Das Wort „Buchhaltung“ löst bei vielen Menschen die unterschiedlichsten Reaktionen aus. Sie reichen von einem müden Gähnen bis hin zu dicken Schweißperlen auf der Stirn. Es wäre nun einfach, hier die Grundregeln der Buchführung zu erläutern, den Unterschied zwischen Soll und Haben, den Aktiv-Passiv-Tausch oder die Erklärung der Summen- und Saldenliste. Aber es ist doch mal interessanter, sich die Menschen zu betrachten, die sich mit Buchhaltung beschäftigen. Ein Großteil der Gesellschaft hat immer noch eine bestimmte Vorstellung von den Leuten, die sich mit diesem Thema auseinander setzen.

Die Männer müssten kleine, unscheinbare Gestalten mit schütterem Haar in einem grauen Pullunder sein, die sich den ganzen Tage ausschließlich mit endlosen Zahlenkolonnen beschäftigen. Die Frauen sind wohl ältere Damen mit ernsten Gesichtszügen, streng nach hinten gekämmten grauen Haaren und natürlich in einem grauen Kostüm. Dann sitzen sie den ganzen Tag in einem kleinen Büro, zwischen Unmengen an Zetteln, Belegen und dem unvermeidbaren Taschenrechner. Ach ja…… und man sieht sie wohl auch nicht lachen!  Jeder kennt den klassischen Buchhalter aus den alten Mafia Filmen, immer unscheinbar im Hintergrund, der viel weiß, nie wirklich wahrgenommen wird, aber am Ende immer tot ist, wenn die Geschäfte nicht laufen. Vielleicht entstand da diese Vorstellung von den unscheinbaren Menschen. Die Wahrheit ist wahrscheinlich eine Mischung aus Fiktion und Realität.

Sicherlich sollten Menschen, die sich mit Buchhaltung beschäftigen eine gewisse Affinität zu Zahlen haben, aber man sollte ihnen auch eine eigen Form der Kreativität nicht absprechen. Heute gibt es in großen Betrieben ganze Abteilungen mit Menschen, die sich ausschließlich mit Buchhaltung beschäftigen. Mal ganz abgesehen von ihrem Äußeren, das mit der o.a. Vorstellung genau so viel zu tun hat, wie ein Eisbär mit einer Antilope, sind diese Menschen auch sonst völlig normal, eben nur ein bisschen wissender. Das einzige Klischee, was der Wahrheit entspricht, stammt wohl doch aus den alten Mafia Filmen.

Nicht das der Buchhalter am Ende tot ist, sondern dass er unglaublich viel weiß. Das ist auch in der Realität richtig, denn die Menschen, die sich mit Buchhaltung beschäftigen, sehen alles aus dem Unternehmen. Bei ihnen sammeln sich alle Zahlen des Betriebes und sie können die Zahlen in den richtigen Zusammenhang setzen. Sie erkennen Fehler, Potenzial und Missmanagement. Manchmal können sie die Zahlen, mit einer gewissen Kreativität, sogar ein wenig beeinflussen. Alles legal natürlich, sind ja nicht bei der Mafia……. Zusammengefasst bleibt festzustellen, das Buchhaltung schon interessant und spannend sein kann.

Das heißt dann im Umkehrschluss, dass auch die Menschen, die sich damit beschäftigen nicht so sein können, wie oben beschrieben. Im Gegenteil, man sollte sich mal überlegen, dass sie meist mehr wissen, als der große Chef und das macht sie ziemlich mächtig………und man weiß ja……Macht macht anziehend.

SYS PA Online – die Komplettlösung für Warenwirtschaft und Buchhaltung

Die Zeiten, in denen Unternehmer noch Rechnungen per Hand schrieben und Einnahmen und Ausgaben in einem Buch vermerkten, sind längst vorbei. Buchhaltung, Warenwirtschaft und viele andere Aufgabenfelder eines Unternehmens werden heutzutage elektronisch verwaltet. Mit SYS-PA Online wird die lästige Büroarbeit zum Kinderspiel. Ganz gleich, ob das System in einer kleinen Einmann-Firma, einem mittelständischen Betrieb oder einem großen Unternehmen eingesetzt werden: Das Warenwirtschaftssystem kann an alle Bedürfnisse angepasst werden. Die notwendigen Schritte von der Installation bis zur Einrichtung von SYS-PA Online übernehmen wir gerne für Sie.

Buchhaltung und Warenwirtschaft aus einer Hand

Die Vorteile einer elektronischen Verwaltung von Warenwirtschaft und Buchhaltung liegen auf der Hand. In den dem Computerprogramm laufen bei konsequenter Nutzung alle Daten zusammen. So sind die Nutzer in Echtzeit über den Warenstand informiert und können bei Lieferengpässen schnell reagieren.

Da jede Warenbewegung zumeist mit einer Zahlung verbunden ist, liegt es nahe, auch die Buchhaltung innerhalb dieses Systems abzuwickeln. So bleibt nicht nur den Warenbestand, sondern auch die finanzielle Situation im Blick. Liquiditätsengpässe lassen sich vorhersehen, sodass auch hier frühzeitig geeignete Maßnahmen ergriffen werden können.

SYS-PA bietet Warenwirtschaft und Buchhaltung aus einer Hand und gewährt den zuständigen Abteilungen und der Unternehmensleitung einen zuverlässigen Blick über die Geschäftsabläufe in der Vergangenheit, über den aktuellen Stand der Dinge und über die zukünftige Entwicklung.

Viele Module erweitern die Funktionalität von SYS-PA Online

Mit vielen Modulen lässt sich die Funktionalität von SYS-PA Online ganz nach den Bedürfnissen des einzelnen Unternehmens erweitern. Eine umfangreiche Kundenverwaltung mit vielen besonderen Funktionen bildet eine wichtige Grundlage für jedes Unternehmen.

Im Bereich des Rechnungswesens übernimmt SYS-PA das Erstellen von Rechnungen und Mahnungen, bei denen Provisionen und Skonto selbstverständlich je nach Kunde gesondert berücksichtigt werden können. Mit der Anbindung an das Onlinebanking erfolgt die automatische Erfassung der Zahlungseingänge inkl. der Zuordnung zu den einzelnen Rechnungen. Die mühevolle Suche im großen Stapel offener Rechnungen gehört damit zur großen Freude der Buchführer der Vergangenheit an.

Warenwirtschaft und Personalverwaltung leicht gemacht

Nicht weniger wichtiger ist die Warenwirtschaft, denn das Wissen über Warenbestand und Lagerbewegungen ist unabdingbar, um den Kunden verlässlichen Service zu bieten. Das SYS-PA Modul für die Warenwirtschaft bringt daher alles Nötige mit, um stets den Überblick zu haben – inklusive Etikettendruck und Scanner, um ein- und ausgehende Ware schnell erfassen zu können. Selbstverständlich können Bestellungen sofort aus dem System abgewickelt werden, sodass keine wertvolle Zeit verloren geht.

Für größere Unternehmen bietet SYS-PA Online weitere Module zur Personalverwaltung und zur Finanzbuchhaltung an, mit denen sich alle Vorgänge in diesen Aufgabenfeldern abwickeln lassen.

Installation auf firmeneigenen Servern möglich

Das SYS-PA-System läuft serverbasiert und kann daher von beliebig vielen Computern genutzt werden – ganz gleich, wo sich diese Computer befinden. Es ist allerdings möglich, die Software im firmeneigenen, lokalen Netzwerk zu betreiben. So ist das System durch Angriffe von außen geschützt. Gerade in Zeiten, in denen sehr kontrovers über das Thema Sicherheit im Internet diskutiert wird, dürfte diese Variante für viele Unternehmen eine lohnende Alternative sein. Wir beraten Sie gerne bei allen Fragen rund um SYS-PA.

Warenwirtschafts-Software „SYS-PA Online“ – vielseitig und nutzerorientiert

In den meisten Betrieben wurde die Warenwirtschaft und die Finanzbuchhaltung auf elektronische Systeme umgestellt. Die klassische Buchhaltung erfolgt nicht mehr auf dem Papier, sondern sie wird vom PC übernommen. Für das Unternehmen bietet die elektronische Warenwirtschaft viele Vorteile. Die Übersichtlichkeit ist größer, es können jederzeit Auswertungen und Statistiken abgerufen werden. Die Eingabe der Werte gestaltet sich einfach und übersichtlich. Ein weiterer Vorteil der elektronischen Warenwirtschaft liegt darin, dass mehrere Mitarbeiter die Vorgänge bearbeiten können. Die gesamte Personalplanung kann ebenso verwaltet werden wie Löhne und Gehälter, Warenein– und Ausgänge und die Beschaffung von Materialien. Das Rechnungs– und Mahnwesen ist in der elektronischen Warenwirtschaft ebenso integriert wie die Verwaltung von Belegen, Beständen, Bestellungen und Kundendatenbanken.

Online-Warenwirtschaftssystem – flexibel und immer aktuell

Die Vernetzung durch das Internet hat die elektronische Warenwirtschaft verändert. Das stationäre Warenwirtschaftssystem, das auf einem PC installiert ist, kann durch ein intelligentes Online-Warenwirtschaftssystem ersetzt werden. Sparen Sie Zeit bei der Buchhaltung und profitieren Sie von den vielen Vorteilen, die Ihnen ein Online-Warenwirtschaftssytem bietet. SYS-PA ist ein modernes Warenwirtschaftssystem, das für kleine, mittlere und große Unternehmen gleichermaßen geeignet ist. Sie erledigen Ihre komplette Buchführung, die Finanz- und Mitarbeiterplanung und die Warenwirtschaft komplett online. Dabei arbeiten Sie in einem sicheren und geschlossenen System. Der Vorteil des Online-Warenwirtschaftssystems liegt darin, dass Sie in Ihrer Arbeitsweise nicht mehr an einen stationären PC gebunden sind. Sie können SYS-PA im Home-Office ebenso verwenden wie in Ihrem Büro. Unterwegs können Sie die elektronische Warenwirtschaft mit Ihrem Smartphone oder mit dem Tablet-PC bearbeiten. Mitarbeiter im Außendienst können auf diese Weise Zugriff auf wichtige Daten bekommen. Das Warenwirtschaftssystem kann so eingerichtet werden, dass bestimmte Mitarbeiter Berechtigungen für die Bereiche bekommen, in denen sie arbeiten. Das System ist immer aktuell, unabhängig davon, wie viele Bearbeitungen es an unterschiedlichen Standorten gibt. Die Einrichtung des Systems nehmen Sie nach Ihren individuellen Bedürfnissen vor. SYS-PA bietet Ihnen zahlreiche Optionen, die Sie an Ihr Unternehmen und an Ihre individuelle Warenwirtschaft anpassen können. Aktualisierungen des Systems können jederzeit vorgenommen werden. Sie arbeiten automatisch immer mit der neuesten Version und brauchen sich nicht um Updates oder neueste Softwareversionen zu kümmern.

Vielfältige Funktionen der SYS-PA Warenwirtschaft
Entscheiden Sie sich für die SYS-PA Warenwirtschaft, wenn Sie mit einer modernen und flexiblen Buchhaltung arbeiten möchten, die sich Ihren Bedürfnissen anpasst. Sie haben die Wahl aus verschiedenen Paketen, wobei die meisten Leistungen bereits im Basispaket enthalten sind. Das elektronische Warenwirtschaftssystem setzt aus fünf Teilen zusammen, die Sie an Ihren Bedarf anpassen können.

Planer
Der Planer hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Kundendaten und der Artikel, die Sie anbieten. Sie können Ihre Angebote und Mails verwalten. Wenn Sie sich für das Upgrade-Paket entscheiden, arbeiten Sie mit einem intelligenten Kalender. Sie können Newsletter und Berichte erstellen und eine umfangreiche Akquise betreiben.

Faktura
Im Bereich Faktura verwalten Sie Ihre Aufträge und behalten den Überblick über die Rechnungslegung und das Mahnwesen. Verwalten Sie Ihre Lieferanten, schütten Sie Provisionen aus und erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Ereignisse. Das Upgrade-Paket bietet Ihnen Optionen für den Import und Export, die Erstellung von Etiketten und vieles mehr. Künftig wird der Bereich Faktura um weitere Komponenten erweitert werden.

Warenwirtschaft
Der umfangreiche Bereich der Warenwirtschaft bietet Ihnen die elektronische Verwaltung Ihrer Lagerbestände. Sie können verschiedene Lager übersichtlich darstellen, Berichte ausdrucken und vieles mehr. Wenn Sie sich für das Upgrade entscheiden, scannen Sie Ihre Artikel und können Lieferscheine erstellen.

Personal
Den großen Bereich der Personalplanung können Sie nutzen, wenn Sie sich für das Upgrade der SYS-PA Online-Warenwirtschaft entscheiden. Verwalten Sie fest angestelltes und älteres Personal, erstellen Sie Einsatzpläne und überwachen Sie die Arbeitszeiten. Alle Funktionen sind übersichtlich und können einfach gesteuert werden.

Finanzbuchhaltung
Die vielfältigen Aufgaben der Finanzbuchhaltung können Sie künftig mit der Online-Warenwirtschaft erledigen. Ein Kassenbuch und der Aufruf von Statistiken sind in Planung. Zu den spezifischen Aufgaben dieser Kategorie gehört der Belegeingang, der Ihnen bereits zur Verfügung steht.