Das Must-have der Buchhaltung – Der Beleg

Es ist wohl unbestritten, dass der Beleg einer der wichtigsten Bestandteile einer ordnungsgemäßen Buchführung ordnungsgemäßen Buchführung ist. Daher ist es doch immer wieder erstaunlich, in welcher Form er manchmal vorgelegt wird. Mit Kaffeerändern eingereichte Rechnungen, zerknüllte Tankquittungen aus den Untiefen irgendwelcher Portemonnaies, von Kleintieren angebissene Kassenquittungen, oder aber am Schlimmsten ……“Habe den Beleg vergessen“. Es gibt wohl nichts, was nicht schon einmal vorkam. Dabei ist dieser Beleg wohl mit das Wichtigste einer Buchhaltung. Haben wir nicht schon in den frühen Anfängen gelernt :

 

Keine Buchung ohne Beleg !

 

Das Wort „Beleg“ ist lediglich der Oberbegriff für alle Rechnungen, Kassenbons, Quittungen und jegliche anderen Nachweise, die in der Regel eine geschäftliche Einnahme oder Ausgabe des Unternehmens dokumentieren und so finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Bestimmte Informationen sollten allerdings auf jedem Beleg vorhanden sein. Der Geschäftsvorfall (zum Beispiel bei Eingangs- oder Ausgangsrechnungen), das Datum des Geschäftsvorfalls,

die Mengen-oder Wertangaben (zum Beispiel bei Inventurlisten), der Betrag, um den es sich bei dem Geschäftsvorfall handelt. Die Belege werden meist in zwei Kategorien eingeteilt. Einmal die, die außerhalb des Unternehmens erstellt werden (externe Belege), wie zum Beispiel : Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Steuerbescheide usw. und die, die das Unternehmen selbst erstellt (interne Belege), wie zum Beispiel : Ausgangsrechnungen, Entnahmescheine, Lohn- und Gehaltslisten usw.

 

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Für beide Arten der Belege gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Aufbewahrung bedeutet hier nicht, man legt alles in einen Schuhkarton, macht den Deckel drauf und stellt ihn in den Keller, sondern es bedeutet, dass alle Belege dem zugehörigen Geschäftsvorfall entsprechend zugeordnet sind. Der Sinn dahinter ist, dass die Buchhaltung auch von einem fachkundigen Dritten relativ schnell nachvollziehbar sein soll. Kommt zum Beispiel der Betriebsprüfer vom Finanzamt und stellt bei seiner Prüfung fest, dass Buchungen ohne Belege durchgeführt wurden, ist es ihm erlaubt, die Aufwendungen nicht anzuerkennen.

 

Im allerschlimmsten Fall ist es sogar möglich, die komplette Buchhaltung zu verwerfen und den Gewinn des Unternehmens zu schätzen, was selten zum Vorteil des Unternehmens ist. Man kann also festhalten, dass der Beleg durchaus eine wichtige Funktion hat, da ohne ihn das gesamte System der ordnungsgemäßen Buchhaltung nicht funktionieren würde. Vielleicht rettet der Gedanke darüber ja den einen oder anderen Beleg vor seinem zukünftigen Schicksal… in Hosentaschen, Handschuhfächern, Papierkörben oder Schubladen.

Buchhaltung – der Weg zur Macht ?

Das Wort „Buchhaltung“ löst bei vielen Menschen die unterschiedlichsten Reaktionen aus. Sie reichen von einem müden Gähnen bis hin zu dicken Schweißperlen auf der Stirn. Es wäre nun einfach, hier die Grundregeln der Buchführung zu erläutern, den Unterschied zwischen Soll und Haben, den Aktiv-Passiv-Tausch oder die Erklärung der Summen- und Saldenliste. Aber es ist doch mal interessanter, sich die Menschen zu betrachten, die sich mit Buchhaltung beschäftigen. Ein Großteil der Gesellschaft hat immer noch eine bestimmte Vorstellung von den Leuten, die sich mit diesem Thema auseinander setzen.

Die Männer müssten kleine, unscheinbare Gestalten mit schütterem Haar in einem grauen Pullunder sein, die sich den ganzen Tage ausschließlich mit endlosen Zahlenkolonnen beschäftigen. Die Frauen sind wohl ältere Damen mit ernsten Gesichtszügen, streng nach hinten gekämmten grauen Haaren und natürlich in einem grauen Kostüm. Dann sitzen sie den ganzen Tag in einem kleinen Büro, zwischen Unmengen an Zetteln, Belegen und dem unvermeidbaren Taschenrechner. Ach ja…… und man sieht sie wohl auch nicht lachen!  Jeder kennt den klassischen Buchhalter aus den alten Mafia Filmen, immer unscheinbar im Hintergrund, der viel weiß, nie wirklich wahrgenommen wird, aber am Ende immer tot ist, wenn die Geschäfte nicht laufen. Vielleicht entstand da diese Vorstellung von den unscheinbaren Menschen. Die Wahrheit ist wahrscheinlich eine Mischung aus Fiktion und Realität.

Sicherlich sollten Menschen, die sich mit Buchhaltung beschäftigen eine gewisse Affinität zu Zahlen haben, aber man sollte ihnen auch eine eigen Form der Kreativität nicht absprechen. Heute gibt es in großen Betrieben ganze Abteilungen mit Menschen, die sich ausschließlich mit Buchhaltung beschäftigen. Mal ganz abgesehen von ihrem Äußeren, das mit der o.a. Vorstellung genau so viel zu tun hat, wie ein Eisbär mit einer Antilope, sind diese Menschen auch sonst völlig normal, eben nur ein bisschen wissender. Das einzige Klischee, was der Wahrheit entspricht, stammt wohl doch aus den alten Mafia Filmen.

Nicht das der Buchhalter am Ende tot ist, sondern dass er unglaublich viel weiß. Das ist auch in der Realität richtig, denn die Menschen, die sich mit Buchhaltung beschäftigen, sehen alles aus dem Unternehmen. Bei ihnen sammeln sich alle Zahlen des Betriebes und sie können die Zahlen in den richtigen Zusammenhang setzen. Sie erkennen Fehler, Potenzial und Missmanagement. Manchmal können sie die Zahlen, mit einer gewissen Kreativität, sogar ein wenig beeinflussen. Alles legal natürlich, sind ja nicht bei der Mafia……. Zusammengefasst bleibt festzustellen, das Buchhaltung schon interessant und spannend sein kann.

Das heißt dann im Umkehrschluss, dass auch die Menschen, die sich damit beschäftigen nicht so sein können, wie oben beschrieben. Im Gegenteil, man sollte sich mal überlegen, dass sie meist mehr wissen, als der große Chef und das macht sie ziemlich mächtig………und man weiß ja……Macht macht anziehend.