Das Must-have der Buchhaltung – Der Beleg

Es ist wohl unbestritten, dass der Beleg einer der wichtigsten Bestandteile einer ordnungsgemäßen Buchführung ordnungsgemäßen Buchführung ist. Daher ist es doch immer wieder erstaunlich, in welcher Form er manchmal vorgelegt wird. Mit Kaffeerändern eingereichte Rechnungen, zerknüllte Tankquittungen aus den Untiefen irgendwelcher Portemonnaies, von Kleintieren angebissene Kassenquittungen, oder aber am Schlimmsten ……“Habe den Beleg vergessen“. Es gibt wohl nichts, was nicht schon einmal vorkam. Dabei ist dieser Beleg wohl mit das Wichtigste einer Buchhaltung. Haben wir nicht schon in den frühen Anfängen gelernt :

 

Keine Buchung ohne Beleg !

 

Das Wort „Beleg“ ist lediglich der Oberbegriff für alle Rechnungen, Kassenbons, Quittungen und jegliche anderen Nachweise, die in der Regel eine geschäftliche Einnahme oder Ausgabe des Unternehmens dokumentieren und so finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Bestimmte Informationen sollten allerdings auf jedem Beleg vorhanden sein. Der Geschäftsvorfall (zum Beispiel bei Eingangs- oder Ausgangsrechnungen), das Datum des Geschäftsvorfalls,

die Mengen-oder Wertangaben (zum Beispiel bei Inventurlisten), der Betrag, um den es sich bei dem Geschäftsvorfall handelt. Die Belege werden meist in zwei Kategorien eingeteilt. Einmal die, die außerhalb des Unternehmens erstellt werden (externe Belege), wie zum Beispiel : Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Steuerbescheide usw. und die, die das Unternehmen selbst erstellt (interne Belege), wie zum Beispiel : Ausgangsrechnungen, Entnahmescheine, Lohn- und Gehaltslisten usw.

 

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Für beide Arten der Belege gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Aufbewahrung bedeutet hier nicht, man legt alles in einen Schuhkarton, macht den Deckel drauf und stellt ihn in den Keller, sondern es bedeutet, dass alle Belege dem zugehörigen Geschäftsvorfall entsprechend zugeordnet sind. Der Sinn dahinter ist, dass die Buchhaltung auch von einem fachkundigen Dritten relativ schnell nachvollziehbar sein soll. Kommt zum Beispiel der Betriebsprüfer vom Finanzamt und stellt bei seiner Prüfung fest, dass Buchungen ohne Belege durchgeführt wurden, ist es ihm erlaubt, die Aufwendungen nicht anzuerkennen.

 

Im allerschlimmsten Fall ist es sogar möglich, die komplette Buchhaltung zu verwerfen und den Gewinn des Unternehmens zu schätzen, was selten zum Vorteil des Unternehmens ist. Man kann also festhalten, dass der Beleg durchaus eine wichtige Funktion hat, da ohne ihn das gesamte System der ordnungsgemäßen Buchhaltung nicht funktionieren würde. Vielleicht rettet der Gedanke darüber ja den einen oder anderen Beleg vor seinem zukünftigen Schicksal… in Hosentaschen, Handschuhfächern, Papierkörben oder Schubladen.

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